Soporte Lógico Ltda. Carrera 7 N° 33-42 piso 4 Tel.(1) 432 1870 Fax(1) 340 1205 www.soportelogico.com .co GUIA EVALUACIÓN DE D ESEMPEÑO ANUAL DOCENTES Éste documento contiene los ajustes, mejoras y nuevas funcionalidades implementadas en el sistema de información Humano®. VERS. FECHA 0.1 0 7/31/2019 ELABORADO POR Soporte Lógico Ltda. Contenido DESCRIPCIÓN FUNCIONAL ________________________________ ______________________ 1 PREPARACIÓN EVALUACI ÓN ________________________________ ______________________ 2 DEFINICIÓN DE LA EVA LUACIÓN ________________________________ ___________________ 2 DESARROLLO DE LA EVA LUACIÓN ________________________________ _________________ 3 SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA EVA LUACIÓN ________________________________ ________ 4 PROCESO EVALUACIÓN D E DESEMPEÑO ANUAL DO CENTES _________________________ 5 PROCESO ACTUALIZACIÓ N Y ANULACIÓN DE EVA LUACIONES ______________________ 39 PROCESO ACTUALIZACIÓ N MASIVA EVALUADORES ________________________________ 44 Preparación Definición Desarrollo Seguim iento y Cierre DESCRIPCIÓN FUNCIONAL La evaluación anual de desempeño se encuentra defini da en la Guía Metodológica Evaluación Anual de Desempeño laboral No 31, esta evaluación es aplicada a los docentes y directivos docentes que hayan ingresado al servicio educativo estatal de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley 1278 de 2002, que hay an superado el periodo de prueba y laborado en el establecimiento educativo, en forma continua o discontinua, un término igual o superior a tres (3) meses 1. 1 Decreto 3782 del 2 de octubre de 2007 En esta versión se realizan cambios en el módulo con el objetivo de mejorar la experiencia de usuar io, teniendo en cuenta los diferentes actores que intervienen en el proceso, permitiendo a los evaluadores acceder a las funcionalidades necesarias para el proceso de evaluación desde Humano en Línea. En esta versión se hace un proceso de integración con el módulo de Estructura org anizacional, Planta y personal, Salud y Seguridad. A continuación, una breve descripción de cómo se realizará el proceso de integración de los módulos y que impactan en el proceso de evaluación según la regla de negocio estableci da en la normatividad vigente. El proceso de integración con Planta y Personal permite soportar los cambios que presenta un funcionario durante el proceso de evaluación, como son novedades que impacten en el proceso evaluación específicamente los cambios d e Institución educativa y cargo, permitiendo al encargado del proceso una mejor gestión. El proceso de integración con estructura , estará relacionado con la asignación de las competencias a los perfiles de cargos a evaluar como lo define la Guía 31 . El pro ceso de integración con Salud y Seguridad , pe rmite tener en cuenta aquellas ausencias que se ingresan en el Sistema y que debe restar el número de días de evaluación por incapacidades y licencias (no remuneradas y por maternidad), siempre y cuando cada una de estas situaciones administrativas sea igual o superior a 30 días En esta nueva versión de evaluación de desempeño, implementada para la evaluación Docente y Directivo Docente Anual, permite gestionar todo el proceso de evaluación a través de las siguie ntes etapas: 3 1 2 4 Estas etapas están relacionadas con las características de la evaluación del desempeño definido como un proceso continuo, dado que es aplicado durante todo el periodo evaluado; sistemático, ya que está definido en una serie de pasos y basado en la evidencia, dado que se respalda de manera objetiva el desempeño del evaluado. PREPARACIÓN EVALUACI ÓN Preparación Evaluación . Manual de cargos y Estructura Organizacional . Asignación de Planta y Personal . Definición de Modelos de Evaluación . Configuración del proceso En esta etapa se revisan y definen un conjunto de aspectos que son prerrequisitos para el desarrollo y e l éxito de l proceso de evaluación. Un pr oceso de evaluación permite valorar el cumplimiento de las funciones definidas para los cargos existentes en un Manual de Funciones, de esta manera la evaluación está asociada a la definición de los atributos al cargo en la Estructura Organizacional del Si stema. Adicionalmente, una evaluación está destinada a ser aplicada a un conjunto de empleados con unas características específicas que dependen de la clase y tipo de evaluación que se quiere aplicar , por ejemplo, la Evaluación de clase Docente y tipo Anua l , está destinada a ser aplicada al personal en planta que este contratada en propiedad y se desempeña en un cargo de tipo Docente o Directivo Docente. Dado lo anterior es necesario revisar aspectos como los siguientes: . Manual de Cargos y Estructura Orga nizacional: Debe existir un manual en estado activo que permita asignar al cargo empresa y nivel de enseñanza los atributos ( Competencias ) a evaluar . . Asignación de Planta y Personal: Los docentes y directivos docentes deben estar ubicados en la dependenci a y en el nivel dicta en el cuál desempeñan su labor; adicionalmente el nivel de contratación debe estar correctamente referenciado. . Definición de modelos de evaluación: Los modelos de evaluación definen que atributos deben ser evaluados en un tipo de eval uación para un cargo empresa determinado, por lo tanto, es necesario validar que todos los cargo empresa a ser evaluados tengan un modelo de evaluación definido. . Configuración del proceso: El nuevo modelo de evaluación, permite automatizar algunas tareas como la asignación de empleados a la evaluación, para realizar este procedimiento el Sistema requiere una parametrización en la que se definen los funcionarios a evaluar y los evaluadores del proceso según los criterios que establece la norma. DEFINICIÓN DE LA EVALUACIÓN Definición Evaluación . Creación de la evaluación . Cronograma . Asignación de empleados a la evaluación . Activación de la evaluación En esta etapa se determina la clase y tipo de evaluación a desarrollar y se realiza la asignación de los empleados al proceso. En la definición de la evaluación se debe realizar las siguientes tareas: . Creación de la evaluación , donde s e determina la clase, el tipo y las fechas de ejecución de la evaluación a desarrollar y el cronograma. . Asignación de empleados a la evaluación, consiste en asociar los empleados al proceso de evaluación, determinando cuál será su evaluador; este proceso s e puede realizar de manera manual, ingresando uno a uno los empleados a ser evaluados o mediante un proceso automático, en el que el Sistema asigna los empleados a un proceso dependiendo la clase y tipo de evaluación, y según un conjunto de criterios previ amente definidos en el Sistema. . Activación de la Evaluación, luego de asignar los empleados a evaluar se debe activar la evaluación para que esté disponible en Humano En Línea para los evaluadores, una vez activado un proceso de evaluación, los evaluadore s podrán ingresar a Humano en Línea y realizar la evaluación de los empleados que tiene asignados en el proceso. DESARROLLO DE LA EVA LUACIÓN Desarrollo Evaluación . Concertación de competencias y evidencias . Seguimiento de evaluadores a evaluados . Calificación de competencias Est a et apa es la más importante del proceso, ya que comprende la aplicación de la evaluación a los emplea dos de una manera continua por parte de los evaluadores . Durante el desarrollo de la evaluación los evaluadores deben realizar las siguientes actividades : . Concertación de las competencias, con los empleados a evaluar, permite definir y registrar en el Sis tema los porcentajes de las competencias a evaluar con sus respectivas contribuciones y criterios, así como las evidencias que soportaran el desempeño del evaluado. . Seguimiento de la evaluación, consiste en la revisión periódica del avance en el cumplimien to de las evidencias pactadas. . Calificación de las competencias del empleado, es el proceso en el cual el evaluador califica las competencias al evaluado basado en las evidencias y las conductas asociadas. . Generación de Protocolos, realizado el proceso de calificación el Sistema permitirá al evaluador generar el protocolo con los resultados de la calificación. SEGUIMIENTO Y CIERRE DE LA EVALUACIÓN Seguimiento y cierre de la evaluación . Generación de archivos de seguimiento . Ingreso de recursos de reposición y apelación . Generación de protocolos con los resultados de la calificación . Cierre de la evaluación Está es una etapa donde la entidad realiza un seguimiento del avance del proceso y gestiona con los evalua dores la completitud de los datos, aplica los recursos de reposición y apelación a que haya lugar y realiza el cierre de la evaluación según el cronograma definido. En esta etapa la entidad debe realizar las siguientes actividades: . Generación de archivos , el Sistema cuenta con un archivo plano que muestra información del avance de concertación y calificación de los evaluados, el cual es posible generarlo en cualquier etapa del proceso. . Ingreso de Recursos de Reposición y Apelación, la entidad debe ingresa r en el Sistema las evaluaciones que han sido objeto de reclamación por parte de los evaluados a las instancias correspondientes. . Generación Protocolos de Evaluación, con los resultados de la calificación el Sistema provee el protocolo de evaluación de acu erdo a los formatos aprobados por la Comisión Nacional del Servicio Civil. . Cierre de la evaluación, una vez completado el proceso de evaluación por parte de los funcionarios y vencidos los términos para que el evaluado interponga una reclamación la entidad deberá cerrar el proceso: Una vez cerrada la evaluación los evaluadores no podrán acceder a la funcionalidad de evaluación en Humano en Línea PROCESO EVALUACIÓN DE DESEMP EÑO ANUAL DOCENTES DESCRIPCIÓN 1. Preparación de la evaluación En esta secci ón del documento se describirán aspectos de información que debe estar ingresada y parametrizada en el Sistema como condiciones previas al inicio de un proceso de evaluación de desempeño. Módulo Estructura Organizacional Es necesario validar en la Estruc tura Organizacional definida, la existencia de un manual de cargos activo para los diferentes cargos empresa y niveles a ser evaluados, adicionalmente se debe validar que las competencias a evaluar se encuentren creadas en los atributos del sistema y asoci adas a los grupos y tipos de atributos adecuados . a) Manual de cargos Activo Para crear un manual de cargo Ingrese a la siguiente ruta >> Estructura organizacional/Manual de cargos/Nuevo << . Al dar clic en el botón NUEVO aparecerá la ventana Definir Manual Car gos Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN MANUAL CARGOS Nombre del manual que permitirá identificarlo ESTADO Permite definir el estado del manual (Activo, Histórico o Proyectada) FECHA INCIAL Fecha desde la cua l inicia la vigencia de l manual a insertar FECHA FINAL Fecha en la cual termina la vigencia del manual a insertar ACEPTAR Permite guardar la información registrada en el formulario Nota: En esta versión el Sistema permite la creación de más de un manual activo, las fechas q ue maneja el manual no son relevantes para el proceso de Evaluación. b) Asignar atributos al cargo empresa La asignación de atributos consiste en asignar a los cargos de docentes y directivos docentes las competencias funcionales y comportamentales definidas en la Guía 31 para el proceso de evaluación. La ruta para asignar los atributos es la siguiente >>Estructura Organizacional/Perfil Cargos/Filtrar por el cargo/Clic en cargo empresa<< Una vez ubicado en el formulario asignación de atributos cargo empresa de be realizar los siguientes pasos: . Seleccionar el manual que hace referencia a Docentes Anual al cual se va asignar las competencias . Seleccionar el cargo empresa . Seleccionar el nivel Nota: para la asignación de atributos al cargo empresa docente de aula se debe asignar por todos los niveles (preescolar, primaria, secundaria y media) . Selección el grupo y tipo de competencia a asignar, dar clic en buscar . Seleccionar los atributos (Competencias), marcar el check A signar, diligenciar el campo peso y d ar clic en el botón del signo (+) Módulo de Planta y Personal El módulo de Planta y Personal tiene información importante para el correcto funcionamiento del proceso de Evaluación de Desempeño , por eso es importante que los siguientes datos estén corr ectamente diligenciad os en el detalle de vinculación de los empleados : . Nivel Dicta : Par a el caso de los docentes de aula , es importante que se encuentre diligenciado el nivel de enseñanza en el cual se desempeña actualmente el docente. (Preescolar , Prima ria , Secundaria , Media). . Nivel de Contratación : Debe estar referenciado que es un funciona rio que se encuentra en Propiedad. . Dependencia : El Docente y Directivo docente, debe estar ubicado correctamente , de este campo dependerá la asignación del evaluador . . Cargo empresa : Cargo en el cu al se encuentra contratado el empleado. Definición de los modelos de evaluación Un modelo de evaluación permite definir las competencias a evaluar para un cargo empresa y nivel especifico, en el marco de una clase, tipo de evaluación y un manual. La ruta para la creación de los modelos es la siguiente: >> Evaluación de Desempeño/Modelo Evaluación/ Nuevo >> Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN CÓDIGO Código manual que se asignará al modelo de evalua ción. DESCRIPCIÓN Nombre que se asignará al modelo de evaluación. CLASE EVALUACIÓN Permite seleccionar la clase de evaluación en la que se aplicará el modelo. (por ejemplo: Docente). TIPO EVALUACIÓN Permite seleccionar el tipo de evaluación en la que s e aplicará el modelo. (por ejemplo: Anual) . MANUAL CARGO Manual al cual se asignará el modelo de evaluación, en este campo únicamente se listarán los manuales en estado activo, y debe corresponder al que se asignó las competencias en estructura organizac ional . CARGO EMPRESA Define el cargo empresa al que se aplicará el modelo de evaluación que se está creando. NIVEL Este campo permite seleccionar el Nivel de Cargo Empresa al que se aplicará el modelo de evaluación que se está definiendo. BOTÓN ACEPTAR Permite guardar la información diligenciada en el formulario. Al terminar de diligenciar el formulario y dar clic en Aceptar, el Sistema lo llevara a la ventana Modelo Evaluación, para realizar el proceso de asignación de competencias a evaluar al carg o empresa y nivel que define el modelo. Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN ATRIBUTOS ASIGNADOS Esta sección muestra los atributos que se han asignado al modelo de evaluación. ASIGNACIÓN ATRIBUTOS Sección que cuenta con filtros, que permiten realizar la búsqueda de las competencias a asignar por grupo y tipo. GRUPO Permite seleccionar el grupo de Competencias (Funcionales - Comportamentales) TIPO Permite Seleccionar los tipos de competencias asociadas al grupo seleccionado RESUL TADOS BÚSQUEDA ATRIBUTOS Muestra los atributos (Competencias) relacionados al grupo y tipo seleccionados. CALIFICABLE Este campo permite definir el atributo (Competencias) como cualificable, es decir , que no requiere una calificación numérica. BOTÓN + P ermite realizar la asignación de los atributos (Competencias) al modelo. Una vez ubicado en el formulario seleccione el grupo y tipo de competencia a asignar, marque los atributos (Competencias) que corresponden al modelo con un Click en el Botón (+). E n el caso de requerir eliminar un atributo asignado al modelo, haga clic en el botón (X) que desea eliminar . Aspectos a tener en cuenta: . Asegúrese de Seleccionar las competencias según los estipula la guía 31 del Ministerio de Educación Nacional. . Las com petencias visualizadas en la sección asignación de atributos, son las que se han asignado al cargo empresa y al nivel del cargo empresa en un manual de cargos activo en el módulo de Estructura Organizacional. . La asignación de competencias para el cargo emp resa Docente de aula, se debe realizar por nivel (preescolar , primaria secundaria, media). Configuración del Proceso La configuración del proceso comprende los siguientes aspectos: a) Determinar los evaluadores del proceso Los encargados de evaluar a los docentes y coordinadores son los rectores de la institución educativa o el director del centro educativo y es de carácter indelegable. El Sistema asignará al evaluador teniendo en cuenta la jerarquía de la estructura organizacional, es decir , determinará la ubicación del evaluador al nivel de institución educativa (Rector y Director Rural), asignándolo a los docentes y directivos docentes ubicados en las sedes de la institución educativa. Adicionalmente se requerirá configurar los cargos responsables a eva luar, este aspecto se amplía en la guía de parametrización. Aspecto importante: . Existirá un evaluador por defecto, que se asignara como responsable a los empleados que el Sistema no les pueda determinar el responsable, es de aclarar que la entidad deberá revisar estas situaciones, que se pueden dar por la no existencia del rector en el establecimiento educativo en el cual se encuentra el empleado o por inconsistencias en la información de planta del empleado. . La evaluación de los rectores y directores rur ales está a cargo del superior jerárquico o por el servidor público que sea designado por el nominador, mediante acto administrativo, en este caso la entidad deberá asignarlo manualmente como se indicará en este documento. b) Determinar Personal Susceptible de evaluación La evaluación anual de desempeño será aplicada a los funcionarios que cumplan con los siguientes criterios según el marco normativo: . Docente y Directivos Docentes del régimen 1278 de 2002 . Nivel de Contratación en propiedad . Tiempo de servici o mínimo de 90 días continuos o discontinuos en el establecimiento educativo. Los criterios de evaluación se parametrizarán en el Sistema en la tabla EVALUACIONTIPOCRITERIO, esta información se ampliará en la guía de parametrización. 2. Definición de la eva luación Crear Evaluación El encargado de la Entidad debe definir el proceso de evaluación a realizar, en la cual se determina el tipo y la clase de evaluación a aplicar y el periodo a evaluar. Para crear la evaluación, Ingrese a la siguiente ruta >> Eva luación de Desempeño /Evaluación/Nuevo. << Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN Nombre con el cual se identificará la evaluación. CLASE EVALUACIÓN Permite seleccionar la clase de evaluación que se va aplicar (Administrat ivos - Docentes) TIPO DE EVALUACIÓN Permite seleccionar el tipo de evaluación a aplicar ( Periodo de Prueba - Anual) TIPO DE INTERPRETACIÓN Permite seleccionar la entidad que aprueba las directrices para el proceso de evaluación. ESTADO Corresponde a la S ituación en que se encuentra el proceso de Evaluación. o Registrado: Es el primer estado con el cual se creará el proceso de evaluación, el cual se mantendrá hasta no iniciar el cargue automático de los funcionarios a evaluar, permite asignar empleados al pr oceso de evaluación. o Activa: este estado se cambiará manualmente cuando el cargue de los funcionarios a evaluar se ha realizado, permite visualizar las funcionalidades de evaluación desde Humano En Línea para los evaluadores. FECHA INICIAL Corresponde a la fecha de inicio del calendario escolar establecido por la entidad. FECHA FINAL Corresponde a la fecha final del calendario escolar establecido por la entidad. FECHA CIERRE Fecha establecida por la entidad según el cronograma establecido para el cierre del proceso. FECHA CONCERTACIÓN Fecha establecida por la entidad para que los evaluadores realicen el proceso de concertación con el evaluado. FECHA SEGUIMIENTO 1 Fecha establecida por la entidad para que los evaluadores realicen el primer seguimiento FECHA SEGUIMIENTO 2 Fecha establecida por la entidad para que los evaluadores realicen el segundo seguimiento FECHA CALIFICACIÓN Fecha establecida por la entidad para que los evaluadores inicien el proceso de calificación VERSIÓN ANTERIOR En el caso de q ue el proceso de evaluación a ingresar corresponde a la vigencia anterior, se debe marcar. OBSERVACIONES Anotaciones que se realizan a la evaluación en caso de que sea necesario. BOTÓN ACEPTAR Permite guardar la información registrada. Al terminar de diligenciar el formulario dar clic en Aceptar y así quedará guardada la información. Para consultar o eliminar esta información realícelo mediante el filtro Evaluación, dando clic en Evaluación / buscar y luego en la rejilla eliminar o editar según el ca so. Aspectos Importantes: . El Sistema solo permitirá eliminar y editar la Evaluación en estado Registrado. . En esta nueva versión el Sistema permitirá crear una única evaluación por año para la clase docente y tipo anual. Asignar Empleados a la Evalua ción Una Vez creada la evaluación se debe realizar el proceso de asignar empleados al proceso y sus respectivos evaluadores, el Sistema le permite realizar este proceso de forma Manual o de manera Automática. a) Cargue Manual El cargue manual consiste en i nsertar uno a uno los funcionarios a evaluar en la ventana Empleado por Evaluación. Esta funcionalidad solo requiere el ingreso del código de la evaluación y la cédula del empleado a evaluar, los campos restantes del formulario los traerá el Sistema del mó dulo de Planta de manera automática, buscando el registro de vinculación detalle que corta con las fechas de la evaluación y cargando la información correspondiente. Para asignar un empleado a una evaluación de manera manual, ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño/Evaluación Docentes /Nuevo Descripción de los Campos: NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Código de la Evaluación en la cual se va a incluir el empleado. CARÁCTER DE LA EVALUACIÓN Determinado automáticamente por el S istema, corresponde al carácter de la evaluación ( Normal o Semestral ) EMPLEADO Código del Empleado a evaluar CIUDAD Código de la ciudad de la Ubicación Laboral del empleado DEPENDENCIA Nombre del Establecimiento o sede donde labora el empleado evaluad o. NIVEL DICTA Nivel de enseñanza en el cual se encuentra ubicado el empleado CARGO Describe el cargo del empleado MOTIVO EVALUACIÓN Referencia el motivo de la evaluación (Periodo de Prueba). ORIGEN EVALUACIÓN Corresponde a la situación que origina la evaluación: o Normal o Recurso de Reposición o Recurso de Apelación JEFE INMEDIATO Cédula del jefe inmediato del funcionario a evaluar CARGO JEFE INMEDIATO Descripción del cargo del jefe inmediato DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO Descripción de la dependencia del j efe inmediato EVALUADOR Cédula del funcionario encargado de evaluar CARGO EVALUADOR Descripción del cargo del funcionario encargado de evaluar. DEPENDENCIA EVALUADOR Descripción de la Dependencia del funcionario encargado de evaluar HISTORIAL DE CAMBIO S Campo que permite visualizar los cambios que se han presentado en la evaluación del empleado como: o Cambios de dependencia o Cambios de evaluador o Cambio de cargo FECHA INICIAL Fecha en la cual se inicia la evaluación del funcionario teniendo en cuenta la f echa de ingreso a empresa registrada en el módulo de Planta. FECHA FINAL Fecha en la cual finaliza el proceso de evaluación DÍAS EVALUADOS Total de días a evaluar según la fecha inicial y final de la evaluación, este campo mostrará en tiempo real los dí as evaluados, descontando las ausencias que tienen el evaluado durante el proceso iguales o mayores a 30 días. PORCENTAJE EVALUADO Indica el avance alcanzado en el proceso de calificación por parte del evaluador, una vez ha culminado de calificar todas la s competencias se mostrará en 100%. PORCENTAJE CONCERTADO Indica el avance alcanzado en el proceso de concertación de competencias por parte del evaluador, una vez ha culminado de concertar todas las competencias se mostrará en 100%. CALIFICACIÓN Hace re ferencia a la calificación obtenida por el empleado. VALORACIÓN Corresponde a la escala de valoración entre la cual se encuentra la calificación del empleado. BOTÓN ACEPTAR Permite guardar la información consignada Aspectos a tener en cuenta: . Los cam pos Porcentaje concertado, evaluado, calificación y valoración el Sistema los alimenta en la medida que el evaluador realiza el proceso de desde la funcionalidad de Humano en Línea. En este formulario el Sistema permitirá modificar el evaluador manualment e, una vez el campo es actualizado la funcionalidad desplegará los campos: . Motivo cambio . Fecha cambio b) Cargue de empleados Automático El Sistema permite realizar una asignación automática de empleados a una evaluación, este proceso consiste en tomar de planta y personal los empleados que cumplan con los criterios definidos para la clase y tipo de evaluación en proceso y asignarlos a la evaluación determinando automáticamente los evaluadores, teniendo en cuenta la configuración del proceso realizada c on anterioridad. Para asignar los funcionarios automáticamente a la evaluación, Ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño /Evaluación/Filtre por el código de la evaluación y haga clic en Buscar. En la rejilla del filtro visualizará el bot ón asignar, una vez realiza esta acción en el Sistema arrojara un mensaje indicando que se asignaran los funcionarios que cumplen con los criterios que se configuraron como se describe en la guía, haga clic en el botón aceptar y aparecerá una ventana que l e permitirá verificar el avance del proceso de asignación: Aspectos a tener en cuenta: El cargue automático realiza las siguientes acciones 1. Determina la clase y el tipo de evaluación seleccionada. 2. Determina la c lase y el Tipo de la Evaluación, Selec ciona los empleados que cumplen con los criterios de evaluación tomando los registros de vinculación detalle que crucen la fecha fin de la evaluación. 3. Selecciona la dependencia del empleado a nivel de Establecimiento educativo y sede. 4. Obtiene los datos del responsable de la evaluación del empleado, teniendo en cuenta las configuraciones descritas en la guía de parametrización. Generar reporte Listado Docentes a Evaluar Anual El reporte permitirá verificar la asignación de empleados en la evaluación, es de cir , permitirá validar que se encuentre la totalidad de empleados que deben ser evaluados para la vigencia y que tengan asignados el evaluador correspondiente del establecimiento educativo en el cual desempeña su labor Una vez el proceso de asignación se encuentra terminado , genere el reporte Listado Docentes a Evaluar Anual ingresando a la siguiente ruta: >> Reportes /Evaluación de Desempeño/Buscar/Listado de Docentes a Evaluar Anual. Descripción de los parámetros NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACI ÓN Código de la Evaluación de la cual se requiere generar la evaluación EVALUADOR INICIAL Numero de documento de quien se requiere generar la información. Cuando se requiere todos se diligencia cero (0) EVALUADOR FINAL Numero de documento de quien se req uiere generar la información. Cuando se requiere todos se diligencia cero ( 99999999 ) En caso de encontrar inconsistencias el Sistema le permitirá Reversar el proceso, permitiendo así corregir la inconsistencia y realizar nuevamente el proceso de Asigna ción. Reversar Proceso de Asignación El proceso de reversar asignación consiste en eliminar los empleados que se han asignado a la evaluación. Para realizar el proceso de reversar Ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño /Evaluación/Filtr e por el código de la evaluación y haga clic en Buscar . En la rejilla el botón reversar permitirá realizar esta acción El sistema le arrojara un mensaje indicando que el proceso eliminara todos los empleados asociados a la evaluación . En la parte inf erior del formulario Filtro Evaluación visualizará un mensaje que informa cuantos registros se han eliminado de la evaluación, por ejemplo: “Se han eliminado 63 registros de empleados de la evaluación 237” Activación de la Evaluación Realizada la asigna ción de los funcionarios a la evaluación, ya sea de forma manual o automática, debe realizar la activación de la evaluación, esta acción le permitirá al evaluador visualizar, desde Humano en Línea, los funcionarios asignados. Ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño /Evaluación/Filtre por el código de la evaluación/ haga clic en Buscar y posteriormente en editar Aspectos a tener en cuenta: Cuando en el transcurso del periodo escolar, se realicen ingresos de docentes en propiedad a la entidad, el sistema le permitirá cambiar el estado de la evaluación ha registrado y realizar un proceso de asignación automático sin afectar los ya ingresados. 3. Desarrollo de la Evaluación El desarrollo de la evaluación es la aplicación de la evaluació n a los empleados asignados al proceso, esta etapa es ejecutada por el evaluador y consiste en la concertación de competencias, ingreso de evidencias, seguimientos y calificación, este proceso debe ser realizado por la fu ncionalidad de Humano en Línea. L os encargados del proceso de evaluación deberán ingresar al Sistema por H umano en Línea, registrando su d ocumento de identidad y su clave personal . Aspectos a tener en cuenta: Es importante que los funcionarios encargados por el nominador para aplicar l a evaluación de desempeño a los rectores y directores rurales sean ingresados en los Datos Básicos del Sistema en el módulo de Planta y Personal y se les asigne una clave de acceso. Proceso de Concertación La concertación de evidencias es un proceso en tre evaluado y evaluador que se realiza al inicio del proceso de evaluación, que van a demostrar la labor del Docente o Directivo Docente en relación con las competencias, contribuciones, criterios y evidencias definidos para el cargo. A continuación, se indica el procedimiento a seguir para el ingreso de la información. Cuando el estado de la evaluación sea activo y el funcionario encargado de evaluar ingrese por humano en línea podrá visualizar la opción de menú Evaluación de D ocentes . Seleccione esta o pción de menú: Una vez seleccionada la opción evaluación de docentes visualizará el formulario Evaluación por Empleado Filtro. Que le permitirá buscar los funcionarios a evaluar ingresando el número de documento. Descripción de los campos NOMBRE DE L CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Descripción de la evaluación creada en la cual el funcionario es evaluador. Solo visualizará las evaluaciones que se encuentren en estado activo y de las cuales es responsable. evaluador EVALUADOR Número de cédula del Evalu ador, este campo es informativa y no puede ser modificado. FECHA INICIAL Fecha registrada en el momento de crear la evaluación que corresponde el inicio de la evaluación. FECHA FINAL Fecha registrada en el momento de crear la evaluación que corresponde a la fecha de finalización de la evaluación FECHA CIERRE Fecha registrada en el momento de crear la evaluación que corresponde a la fecha de cierre de la evaluación EMPLEADO Número de documento del empleado a evaluar. Solo visualizará los empleados asigna dos al evaluador registrado en Humano en Línea. BUSCAR Botón que va a permitir visualizar los funcionarios a evaluar según los criterios determinados en el filtro En la parte superior del formulario el evaluador visualizará un panel en color amarillo do nde se registrará las fechas de concertación, seguimiento y calificación, que se definieron al inicio de la evaluación. Esta información se visualizará cuando el Sistema identifique que ha llegado la fecha de inicio para realizar la actividad en el Sistema . Aspecto importante: . Las fechas son informativas, mas no generan un efecto de bloqueo en el Sistema, la única fecha que tiene un control es la de calificación, el Sistema solo permitirá realizar la calificación en la fecha estipulada o posterior. . Exis te un control con la fecha de cierre de la evaluación y la calificación en la cual el Sistema no va a permitir realizar calificaciones posteriores a la fecha de cierre. Ejemplo: La evaluación se cierra el 20 de enero de 2019 posterior a esa fecha no permit irá realizar procesos de calificación. Al accionar el botón Buscar, Visualizará una tabla de resultados en la cual encuentra un link denominado Evidencias el cual al ser accionado permitirá ingresar las evidencias . Al dar clic en nuevo permitirá visuali zar e formulario de ingreso de la información Descripción de los campos: NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Nombre de la evaluación que permite diferenciarla de otras creadas, este campo es informativo y no es modificable. EMPLEADO Número de C édula del empleado a evaluar, campo informativo y no es modificable. TIPO DE EVIDENCIA Permite seleccionar el tipo de evidencia a ingresar (Documental - Testimonial) EVIDENCIA Nombre de la evidencia a ingresar, Ejemplo: Presentar Informe DESCRIPCIÓN En es te campo se definen las características específicas de la evidencia a presentar, en el caso que se requiera. FECHA INCLUSIÓN Fecha en la cual se está ingresando la evidencia, CONTINUAR INSERTANDO Check que al ser marcado permite que el Sistema permanezca en la ventana para continuar ingresando evidencias al empleado seleccionado. ACEPTAR Permite Guardar la información consignada. Al dar clic en aceptar y no marcar el check continuar ingresando evidencias el Sistema, retornara a la venta Filtro Evidenci as, para realizar ingreso de evidencias a otro funcionario, debe ingresar nuevamente al link del menú Evaluación de desempeño y realizar los pasos indicados. Ingresadas las evidencias se realiza el proceso de concertación de las competencias funcionales c on sus respectivas áreas de gestión y las competencias comportamentales con los porcentajes esperados. Para realizar esta acción deberá ingresar por el botón Evaluar como se muestra en la imagen Al dar cli c en evaluar el Sistema mostrará el formulario el cual muestra diferentes secciones las cuales se describen a continuación: Datos evaluación: * Muestra la información básica de la eval uación Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Nombre de la evaluación que permite diferenci arla de otras creadas, este campo es informativo y no es modificable. CLASE EVALUACIÓN Describe la clase de evaluación que se va aplicar, el Sistema lo carga automáticamente de las características dad a la evaluación determinadas al inicio del proceso. No es posible modificarlo. TIPO DE EVALUACIÓN Identifica el tipo de evaluación a aplicar al funcionario evaluado, el Sistema lo trae automáticamente. No es posible modificarlo. MODELO DE EVALUACIÓN Identifica el modelo de evaluación que se está aplica al f uncionario evaluado, el Sistema lo carga automáticamente. No es posible modificarlo. FECHA INICIAL Fecha registrada en el momento de crear la evaluación que corresponde el inicio de la evaluación, el Sistema lo carga automáticamente. No es posible modific arlo. FECHA FINAL Fecha registrada en el momento de crear la evaluación que corresponde a la fecha de finalización de la evaluación, el Sistema lo carga automáticamente. No es posible modificarlo. FECHA DE CIERRE Fecha registrada en el momento de crear l a evaluación que corresponde a la fecha de cierre de la evaluación, el Sistema lo carga automáticamente. No es posible modificarlo. Datos empleados: * en esta sección visualizará la información básica del empleado, cargo, ubicación, el modelo a aplicar y e l historial de evaluadores, así como el porcentaje concertado y evaluado. Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EMPLEADO Nombre y cédula del funcionario a evaluar, el Sistema lo carga automáticamente. CARGO EMPRESA Descripción del ca rgo desempeñado por el empleado, campo informativo no modificable. DEPENDENCIA Establecimiento Educativo o Sede en el cual se encuentra ubicado el empleado, campo informativo. HISTORIAL EVALUADORES En este campo el Sistema mostrará los evaluadores que le han asignado al evaluado durante el trascurso de la evaluación. PEDIENTES POR EVALUAR En este campo se muestra las competencias asignadas al evaluado y adicionalmente, cuando realiza el proceso de calificar ira indicando cuales están pendientes de califi car. DÍAS EVALUADOS Muestra el total de días evaluados al evaluado. FECHA DE NOTIFICACIÓN Fecha donde se debe registrar el día en el que el evaluador, notifica al evaluado la calificación. PORCENTAJE EVALUADO Este campo se mostrará en una barra de progr eso, Indica el porcentaje de avance en el proceso de calificación realizado por el Evaluador, este avance depende del número de atributos calificados en proporción al número de atributos a ser evaluados según el modelo de evaluación aplicado al empleado. PORCENTAJE CONCERTADO Este campo se mostrará en una barra de progreso, Indica el porcentaje de avance en el proceso de concertación realizado por el Evaluador, este avance depende de los porcentajes pactados en las áreas de gestión y competencias comport amentales que debe corresponder a 100. Criterios de la evaluación: * En esta sección el evaluador deberá ingresar las competencias funciónales y comportamentales con los porcentajes esperados, así como las contribuciones y criterios de evaluación. Desc ripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN GRUPO Permite seleccionar el Grupo de competencia a evaluar (Funcionales - Comportamentales) TIPO Permite seleccionar el tipo de competencia a evaluar según el grupo seleccionado, Ejemplo al seleccionar f uncionales, permitirá visualizar las áreas de Gestión a calificar en este grupo. PORCENTAJE En este campo se registra el porcentaje esperado en las áreas de Gestión. Ejemplo: Gestión académica 30 ATRIBUTO Permite seleccionar la competencia a evaluar, la cual está relacionada con el grupo y tipo de competencia. Al realizar la selección en la sección calificación atributo se desplegarán los desempeños asociados a la competencia seleccionada. PUNTAJE Campo para emitir la calificación de la competencia CONT RIBUCIÓN SUGERIDA Campo que permite seleccionar contribuciones individuales, previamente parametrizadas en el Sistema. CONTRIBUCIÓN INDIVIDUAL Campo que permite el ingreso de l as contribuciones individuales. CRITERIOS Campo que permite el ingreso de los criterios a evaluar según la contribución . OBSERVACIONES Campo que permite relacionar una observación a la competencia registrada. Para realizar el proceso de concertación siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el grupo y tipo de competencias, una vez se leccionada registre el porcentaje esperado. Controles del Sistema: . El Sistema no permitirá que el campo porcentaje se registre vacío, al momento de guardar mostrará el siguiente mensaje: El valor del porcentaje tipo debe estar entre 1 y 100 . Cuando el Si stema identifique que el porcentaje de las competencias funcionales supera el 70% como lo establece la norma, al momento de guardar el registro indicará el Siguiente: Se excede el valor máximo del porcentaje por tipo. El valor no pueda ser mayor a 70 . Cuand o el Sistema identifique que el porcentaje de las competencias comportamentales supera el 30% como lo establece la norma, al momento de guardar el registro indicará el Siguiente: Se excede el valor máximo del porcentaje por tipo. El valor no pueda ser mayo r a 30 Aspecto importante: Una vez el evaluador avanza en el proceso de concertación el Sistema mostrará el porcentaje en la barra de progreso , con el objetivo de orientar al evaluador y que culmine al 100% el proceso, antes de emitir un proceso de cali ficación. Retire las competencias comportamentales que no aplicará en la evaluación del funcionario. Para este proceso una vez selecciona las competencias comportamentales el Sistema activara un check El check no aplica permitirá quitar las compete ncias comportamentales que no serán objeto de evaluación, recuerde que la Guía 31 establece que deben ser tres (3) Controles del Sistema: . En caso de quitar una competencia que se encuentre calificada el Sistema mostrará un mensaje de advertencia indican do que la calificación será borrada . Cuando el Sistema identifique que en el proceso de concertación se incluyen menos de tres (3) competencias, mostrará un mensaje indicando No puede remover esta competencia. Ya llego al límite de competencias comportam entales (3). . Cuando en el proceso de concertación se establezca un número mayor a 4 competencias, al momento de calificar el Sistema mostrará el siguiente mensaje No puede calificar más de tres (3) competencias comportamentales Ingrese las competencias, contribuciones individuales, criterios que soportan el cumplimiento del desempeño por competencia. Conductas asociadas: * en esta sección del formulario se visualizarán las conductas que se encuentran asociadas a las competencias y al cargo, esto con el ob jetivo de orientar al evaluador en el proceso de la concertación de contribuciones y en la emisión de la calificación. Nota: Es necesario que para la visualización de las conductas se realice un proceso de parametrización previo. Registrada la informació n el Sistema mostrará el mensaje Datos Guardados en la parte inferior del formulario. Calificación de las competencias El proceso de calificación de competencias consiste en emitir la calificación a cada una de las competencias y registrar las evidencia s, para este proceso el formulario cuenta con las secciones que se describen a continuación, se aclara que para este proceso también se ingresar por el botón evaluar del filtro debido a que es el mismo formulario como lo muestra la imagen. Para realiza r el proceso de calificación siga los siguientes pasos: 1. Seleccione el grupo, tipo de competencias, y competencia a calificar 2. Registre la evidencia en la sección correspondiente, recuerde que solo visualizará las ingresada en el formulario de evidencias. Una vez la competencia es calificada se debe realizar el proceso de guardado, si la información es correcta en la parte inferior del formulario el Sistema mostrará Datos Guardados. Adicionalmente visualizará el computo de la competencia en tiempo real como se muestra en la imagen anterior. Aspecto importante: . Una vez el evaluador avanza en el proceso de calificación el Sistema mostrará el porcentaje en la barra de progreso, con el objetivo de orientar al evaluador y que culmine al 100% el proceso, ante s de emitir un proceso de calificación. . Recuerde que cuenta con una sección de competencias pendientes a evaluar que le permitirá identificar cuales no se han calificado. Controles del Sistema: . Cuando el campo puntaje supere el puntaje máximo que cor responde a 100 según la norma el Sistema mostrará el siguiente mensaje El valor del puntaje debe estar entre 0 y 100 . Cuando una competencia se califique con valor cero el Sistema no mostrará porcentaje de avance, debe estar calificada entre 1 y 10. Segui mientos Como se indicaba en la guía el proceso de evaluación debe contemplar los seguimientos que realiza el evaluador a los evaluados , para realizar este proceso se debe ingresar por el botón evaluar del filtro empleado como se muestra en la imagen. El Sistema mostrará en la parte inferior del formulario el botón para ingresar los seguimientos. Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Nombre de la evaluación que permite diferenciarla de otras creadas, este campo es informa tivo y no es modificable. CODEMPLEADO Documento de identificación del funcionario EMPLEADO Nombre del empleado FECHA Fecha en la que se realiza el seguimiento TIPO Campo que permite seleccionar el tipo de seguimiento. OBSERVACIONES Campo de texto que permite registra el resultado del seguimiento. BOTÓN GUARDAR Permite almacenar la información registrada en el Sistema. Plan de Desarrollo Una vez es culminado el proceso de calificación, el evaluador deberá registra el Plan de desarrollo cuando la cali ficación de las competencias sea inferior a 60. En el filtro empleado, al accionar el botón Buscar, Visualizará una tabla de resultados en la cual encuentra un link denominado Plan de desarrollo el cual al ser accionado permitirá ingresar la información. Al dar clic en el link de plan de desarrollo, el Sistema permitirá ingresar la información. Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Nombre de la evaluación que permite diferenciarla de otras creadas, este campo es informat ivo y no es modificable. CODEMPLEADO Documento de identificación del funcionario EMPLEADO Nombre del empleado GRUPO Corresponde al grupo de competencias a evaluar que corresponden a Funcionales y comportamentales. TIPO El tipo define las áreas de gesti ón que corresponden a las competencias funcionales y las competencias comportamentales. COMPETENCIAS OBJETO DE MEJORA Campo que permite seleccionar las competencias que se calificaron con un puntaje menor a 60 PUNTAJE Campo que muestra la calificación de la competencia a calificar FECHA ELABORACIÓN DEL PLAN Fecha en la que se desarrollará el plan ACCIONES DE MEJORAMIENTO Campo que permite describir la acción de mejoramiento. GUARDAR Botón que permite almacenar la información. Aspectos a tener en cu enta: . El sistema únicamente mostrará las competencias que son objeto de mejoramiento. Seguimiento y cierre de la evaluación Es importante que la Entidad realice seguimiento al proceso de calificación adelantado por los evaluadores que permita determinar e l porcentaje de avance en el desarrollo de la evaluación de cada funcionario asignado . Generación de Archivo Seguimiento del proceso Para realizar esta actividad el Sistema permite generar un archivo plano denominado Informe seguimiento evaluación docente anual permitirá exportarlo a Excel y realizar el análisis del avance del proceso por diferentes criterios realizando los filtros que requieran o generando tablas dinámicas que le permitirán obtener informes de avance sino otras variables como resultado de la evaluación por empleado y establecimientos educativo entre otras. Descripción de los parámetros NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN INICIAL Código de la evaluación que se requiere generar , cuando se requiere por todas las evaluaciones se debe d iligenciar cero (0) EVALUACIÓN FINAL Código de la evaluación que se requiere generar, cuando se requiere por todas las evaluaciones se debe diligenciar 99999999. EVALUADOR INICIAL Numero de documento de quien se requiere generar la información. Cuando se requiere todos se diligencia cero (0) EVALUADOR FINAL Numero de documento de quien se requiere generar la información. Cuando se requiere todos se diligencia cero (99999999) Ingreso de Recursos de Reposición y Apelación El resultado de la evaluación de desempeño es susceptible a ser imp ugnada por el evaluado, es decir p ueden interponer los recursos de reposición o apelación dentro de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la calificación. En el momento que se interponga un recurso de r eposición, el evaluador debe informar al encargado de la entidad de liderar el proceso de evaluación, para que realice un ingreso manual del empleado indicando que es un recurso de Reposición o Apelación como se indica a continuación: Ingrese a la Siguient e ruta >> Evaluación de Desempeño /Evaluación por Competencias /Nuevo << Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Código de la Evaluación a la cual pertenece el emplead. CARÁCTER DE LA EVALUACIÓN Determinado automáticamente por el Sistema, corresponde al carácter de la evaluación ( Normal o Semestral ) EMPLEADO Código del Empleado a evaluar CIUDAD Código de la ciudad de la Ubicación Laboral del empleado DEPENDENCIA Nombre del Establecimiento o sede donde labora el emplead o evaluado. NIVEL DICTA Nivel de enseñanza en el cual se encuentra ubicado el empleado CARGO Describe el cargo del empleado MOTIVO EVALUACIÓN Referencia el motivo de la evaluación (Periodo de Prueba). ORIGEN EVALUACIÓN Corresponde a la situación que or igina la evaluación: o Recurso de Reposición Recurso de Apelación REFERENCIA Este campo se visualiza en el formulario cuando se selecciona origen de evaluación Recurso de reposición o apelación, el cual indica la evaluación sobre la cual se interpone el rec urso. JEFE INMEDIATO Cédula del Jefe inmediato del funcionario a evaluar CARGO JEFE INMEDIATO Descripción del cargo del Jefe inmediato DEPENDENCIA JEFE INMEDIATO Descripción de la dependencia del jefe inmediato EVALUADOR Cédula del funcionario encargad o de evaluar CARGO EVALUADOR Descripción del cargo del funcionario encargado de evaluar. DEPENDENCIA EVALUADOR Descripción de la Dependencia del funcionario encargado de evaluar FECHA INICIAL Fecha en la cual se inicia la evaluación del funcionario teni endo en cuenta la fecha de ingreso a empresa registrada en el módulo de Planta. (Automáticamente). FECHA FINAL Fecha en la cual finaliza el proceso de evaluación, campo que trae el Sistema automáticamente de la fecha final estipulada en la evaluación. D ÍAS EVALUADOS Total de días a evaluar teniendo en cuenta la fecha de ingreso a empresa del funcionario y la fecha final de la evaluación, según lo determinado por la Entidad. PORCENTAJE EVALUADO Indica el avance alcanzado en el proceso de calificación por parte del evaluador, una vez ha culminado de calificar todas las competencias se mostrará en 100%. CALIFICACIÓN Hace referencia a la calificación obtenida por el empleado. VALORACIÓN Corresponde a la escala de valoración entre la cual se encuentra la ca lificación del empleado. BOTÓN ACEPTAR Permite guardar la información consignada Una vez diligenciada la información, el encargado de evaluar visualizará la información en Humano en Línea para que nuevamente realice el proceso de calificación. Aspect os a tener en cuenta: . El Sistema almacenara los datos de la evaluación Normal aplicada al funcionario. . Es importante que seleccione el origen de evaluación, según el recurso interpuesto, para que el Sistema le permita ingresar el empleado, de lo contrario el Sistema restringirá el ingreso. Nota: Para realizar un recurso de Apelación se debe seguir el procedimiento descrito para un recurso. Generación Protocolos de Evaluación Una vez las evaluaciones aplicadas se encuentran calificadas el evaluador debe proceder a generar el reporte los protocolos de evaluación disponibles en Humano en Línea. Para generar el Protocolo ingrese a Humano en Línea, seleccione la opción reportes/ Evaluación Docentes y Directivos Docente Protocolo III Evaluador. Descripción de los parámetros NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Código de la Evaluación por la que se generará el reporte. EMPLEADO Código del empleado evaluado. ORIGEN Campo que permite seleccionar el origen de la evaluación: o Normal o Recurso de Reposición o Ap elación Aspectos a tener en cuenta: . El reporte estará disponible para el evaluado y evaluador en Humano en Línea . El reporte estará disponible para la entidad en el Sistema Humano® . El reporte se generará cuando la calificación este al 100% CIERRE DE L A EVALUACIÓN Una vez las evaluaciones se encuentran en firme, es decir que se han cumplido los términos para interponer recurso, El Líder del proceso de la entidad debe proceder a Cerrar la Evaluación en el Sistema. Ingrese a la Siguiente ruta >> Evaluació n de Desempeño /Evaluación / Filtre por el código de la evaluación a Cerrar/ clic en Buscar << Una vez se realice esta acción el Sistema arroja una tabla de resultados donde debe hacer clic en el link Cerrar. El Sistema muestra un mensaje que le indica “de sea cerrar la evaluación” si está seguro de hacerlo haga clic en aceptar. Aspectos a tener en cuenta: . El Sistema no le permitirá cerrar la evaluación antes de la fecha de cierre de la misma . Asegúrese que todos los funcionarios se encuentren calificados, recuerde que cuenta con un archivo de seguimiento que permitirá corroborar la información. . Informe a los evaluadores que se procederá a cerrar la evaluación en el Sistema, que esta acción no le va a permitir visualizar la evaluación. . El cierre de la Evalua ción cambiara el estado de la evaluación de Activo a Histórico. PROCESO ACTUALIZACIÓ N Y ANULACIÓN DE EVA LUACIONES DESCRIPCIÓN Como se indicó en la guía en esta versión el Sistema permitirá la actualización de los cambios que el evaluado presenta en Planta y afectan el proceso de evaluación desde el módulo. ACTUALIZACIONES Los cambios en planta que el proceso tendrá en cuenta para realizar un proceso de actualización son: . Novedades de encargo . Novedades de traslado El Sistema permitirá que el responsable del proceso de evaluación de desempeño en la entidad actualice la información en la evaluación del empleado, cuando se cumpla con las reglas de negocio que se describen a continuación. Traslados del docente o directivo docente evaluado de establecimiento educ ativo: * Si el traslado del docente o directivo docente evaluado se produce de tal manera que al llegar al establecimiento educativo destino, no completa el tiempo de servicio de tres (3) meses continuos o discontinuos deberá ser evaluado por el rector o dir ector rural del establecimiento educativo origen siempre que allí, haya laborado mínimo tres (3) meses continuos o discontinuos . Encargos: Cuando el docente o directivo docente se encuentra en encargo y * culmina el periodo escolar en el cargo del encargo, será evaluado por el superior jerárquico en este cargo. En caso de que no cumpla los tres meses de servicio en el cargo del encargo al finalizar el periodo escolar, deberá ser evaluado en el cargo que fue nombrado antes de conceder el encargo. El Sistema brindará dos alternativas para el proceso de actualización: a) Por empleado en el caso que se evidencie cambios en un solo evaluado Para la actualización de un evaluado en particular , ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño/Evaluación Docentes/ Filtrar por el empleado a actualizar<< Al dar clic en actualizar el Sistema mostrará un mensaje de advertencia, indicando si está seguro de realizarlo como se muestra en la imagen. Al dar clic en aceptar el Sistema iniciara el proceso de actualizaci ón indicando los aspectos a modificar, como se muestra en la imagen. b) Actualización de más de un empleado: este proceso se realiza cuando existan cambios masivos en planta que implique actualizar a más de un empleado Para la actualización de más de un emp leado ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño/Evaluación Docentes/Actualización empleados<< Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Código de la Evaluación en la cual se va actualizar EMPLEADO Código de los empleados a actualizar. EJECUTAR El botón ejecutar, genera un proceso de actualización de los empleados. Una vez se agregan las cédulas, el Sistema la muestra en la rejilla y una vez se encuentran registrada se acciona el botón ejecutar y el Sistema gen era un proceso indicando el número de registros actualizados. Los cambios realizados se evidencian en las siguientes funcionalidades del Sistema: . Formulario Evaluación empleado, se observará el cambio de cargo, jefe inmediato y evaluador. Adicionalm ente en el campo historial de cambios se registra los cambios, la fecha que se observa corresponde a la fecha en que se realiza el cambio en el Sistema. . Los cambios efectuados también tendrán un impacto en Humano en Línea porque el Sistema realizará el cam bio automáticamente en los siguientes aspectos: o Cuando el cambio de cargo implica pasar de docente a un directivo docente, por normatividad el modelo de evaluación se modifica porque no son las mismas competencias, en este caso la evaluación anterior es a nulada y el Sistema asigna el nuevo modelo en humano en línea. o Cuando el cambio de cargo implica un cambio de dependencia y jefe inmediato (Evaluador) el anterior evaluador no visualizará esta evaluación, se asigna al nuevo. o Cuando el evaluado se traslada de dependencia, pero continua con el mismo cargo, el Sistema traslada la evaluación con la información registrada por el anterior evaluador y la asigna al nuevo. En este caso el nuevo evaluador determinará si continua con la misma concertación o realiza mo dificaciones. Nota: En este caso es importante que la entidad haga uso de la funcionalidad de alertas que informen al encargado del proceso los cambios generados en planta. En esta versión se entrega alertas parametrizadas que informaran los traslados y ca mbios de cargo. Aspecto Importante: Cuando el Sistema identifique que no existen criterios de actualización mostrará el siguiente mensaje: No se encuentran cambios para el empleado en la evaluación. ANULACIÓN El Sistema permitirá realizar anulaciones de evaluaciones en los casos que se presente situaciones como que no se deba evaluar un funcionario porque no cumple el tiempo o se presente un retiro definitivo, esto con el objetivo de no eliminar la evaluación y se conserve este historial en el Sistema. Pa ra anular una evaluación ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño/Evaluación Docentes/Filtrar por el empleado a actualizar<< Al accionar el botón anular el Sistema mostrará un mensaje de advertencia como se muestra en la imagen. La anula ción no permitirá realizar cambios en la evaluación anulada y en humano en línea no será visualizada. PROCESO ACTUALIZACIÓ N MASIVA EVALUADORES DESCRIPCIÓN El Sistema permitirá modificar masivamente el evaluador de una Institución Educativa o Sede, cuand o se presente situaciones administrativas de retiro del evaluador o un traslado con el objetivo de cambiar ágil y oportunamente la información. Para actualizar el evaluador ingrese a la siguiente ruta >> Evaluación de Desempeño/Evaluación Docentes/Actualiz ación evaluador<< Descripción de los campos NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCIÓN EVALUACIÓN Campo que permite seleccionar la evaluación a la cual se modificará el empleado. DEPENDENCIA Campo que permite seleccionar la institución educativa a la cual se actua lizará el evaluador. NUEVO RESPONSABLE Corresponde al documento del nuevo evaluador. MOTIVO CAMBIO Permite seleccionar el motivo de cambio del evaluador. FECHA CAMBIO Fecha en la que se genera el cambio. ACEPTAR Botón que permite realizar el proceso de actualización de la información. Una vez se acciona le botón aceptar el Sistema genera un mensaje de advertencia y genera un proceso Aspectos a tener en cuenta: . El Sistema actualizará la información de los evaluados que se encuentren ubicados en l as sedes que corresponden a la institución educativa seleccionada en el filtro. . En el caso que se encuentre ubicado un docente o directivo docente en la institución educativa principal no se actualizará el evaluador. . El Sistema actualizará el jefe inmediat o y el evaluador . La funcionalidad permitirá realizar un cambio de evaluador masiva a una sede especifica en caso de que se presente esta situación en la entidad.